公司秘書全攻略：從自辦到委託、責任與風險一次看懂

什麼是公司秘書？角色定位與日常職能解析

公司秘書在公司治理中扮演橋樑角色，不僅是董事會與股東之間的重要聯繫人，也是公司遵循法規與維持公司紀錄完整性的主要負責者。典型工作包括法定報表提交、股東大會及董事會議事程序安排、公司註冊處檔案更新、以及保存公司章程與會議記錄等。

在香港，香港公司秘書還必須熟悉《公司條例》相關規定，如提交周年申報表、變更董事或秘書的公告程序、保存法定帳簿與公司印章管理等。對於外國公司設立香港分支或子公司，秘書亦需協助處理跨境合規與通訊事宜。

除了日常行政，公司秘書常被視為公司合規文化的守門員，協助董事會確保決策合規且程序透明。對初創公司來說，是否聘請內部秘書或外聘專業秘書公司，會影響公司運營效率、法規風險管控與專業程度。

公司秘書責任與公司秘書法律責任：你必須知道的義務與風險

公司秘書責任涉及多層面：法定申報、公司紀錄保存、董事會會議支援、合規建議等，每一項若疏忽都可能引發法律風險。例如未能準時提交法定文件，可能導致處罰或公司被除名；未妥善保存會議紀錄，則可能在法律爭訟時喪失重要證據。

在法律責任方面，公司秘書法律責任通常與其是否盡到合理謹慎義務有關。若秘書明知公司存在違法行為卻未採取適當措施，或提供錯誤資訊導致公司受罰，秘書可能面臨行政罰款、監管調查或在極端情況下被追究民事責任。對於擔任兼職秘書的董事，更需注意利益衝突與資訊披露。

因此，企業在設定秘書職務時應明確職責範圍、建立內部監控流程，並考慮為秘書購買專業責任保險或委託具專業資格的秘書公司，以降低合規疏失帶來的法律風險。

秘書公司選擇、公司秘書自己做的可行性與公司秘書董事同一人之實務風險（含案例分析）

面對是否自行擔任秘書或委託專業秘書公司的抉擇，企業應評估公司規模、業務複雜度與內部資源。小型初創企業有時會選擇由董事或行政人員兼任以節省成本，此處可參考公司秘書自己做的實務要點：清晰列出必辦事項、使用合規的會議與檔案模版、並安排定期審核流程。

然而，董事兼任秘書（即公司秘書董事同一人）會帶來潛在利益衝突與監督不足的風險。例如在某些實際案例中，當董事同時掌管會議記錄與股東通訊時，外界對公司決策透明度可能產生質疑，監管機構亦更容易對程序缺失展開調查。若公司面臨法律爭議，兼任者的中立性與紀錄完整性可能成為核心爭點。

實務建議包括：若選擇自行擔任秘書，應定期諮詢專業顧問或會計師核查合規性；若採用秘書公司，應選擇具香港註冊資質、具備豐富上市或跨境合規經驗的服務商；對於董事兼任秘書情況，建議設立獨立審計或監察機制以補強內部制衡。

Dieudonné Mputu

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